Заявка может быть оформлена на широкий спектр товаров, доступных к поставке от поставщика:
- строительные материалы,
- канцелярские товары,
- бытовые товары,
- мебель,
- электроника,
- промышленное оборудование и другие.
Шаги получения товара
Процесс получения товара по предварительной заявке включает несколько простых шагов:
- Связаться с представителем поставщика для обсуждения деталей заказа, включая наличие на складе, сроки доставки и спецификации товара.
- Выбрать удобный способ передачи заявки: электронной почтой или факсом.
- После отправки заявки поставщик обрабатывает её и связывается с заказчиком для уточнений. При необходимости подтверждения, товар резервируется; в противном случае, бронь снимается.
Следуя этим шагам, заказчик может быть уверен, что получит необходимые товары в указанное время и в нужном объеме.
Достоинства и недостатки заявки
Заявка является юридическим документом, подтверждающим желание заказчика получить конкретные товары в определенное время.
Положительные аспекты
Основное преимущество заключается в том, что заявка гарантирует резервирование товара, как только он станет доступен на складе.
Отрицательные аспекты
Однако возможны сложности при замене товара или отказе от заявки после подтверждения.
Возможность отказа от заявки
Закон предусматривает возможность отказаться от заявки в определенных случаях, если заказчик не может выполнить условия сделки по объективным причинам.
В большинстве случаев отказ от подтвержденной заявки может быть признан нарушением договорных обязательств.
Ответственность за оформление заявки
Заявку может составить любой работник заказчика, уполномоченный на это должностными инструкциями, включая директоров малых предприятий.
Важные аспекты оформления
Оформление заявки может осуществляться на бланке предприятия или на обычном листе, напечатанном или заполненном от руки.
Важно, чтобы заявка была подписана уполномоченным представителем заказчика.
С 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия, за исключением случаев, когда это требуется локальными актами организации.
Заявка обычно составляется в двух экземплярах: один отправляется поставщику, другой остаётся у заказчика. Отправленную копию следует зарегистрировать в журнале учёта исходящей документации.
Кто составляет заявку
Любой сотрудник организации-заказчика, чьи полномочия включают написание заявок, может это сделать. На небольших предприятиях зачастую заявки составляют секретари или директоры.
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»:
- Статья-практикум: редактирование текстов деловых писем за 4 шага
- Деловая переписка как челлендж: настройте адресата на позитивный лад
- Какие приемы помогут подготовить качественный текст делового письма
На что обратить внимание при оформлении заявки
Заявка обычно составляется в произвольной форме без специальных требований к содержанию. Она может быть составлена на фирменном бланке предприятия или на листе формата А4 или А5 и должна соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Заявку можно заполнить от руки или распечатать на принтере. При её составлении особое внимание уделите формам обращения.
Основное требование к заявке — наличие подписи руководителя или ответственного лица. С 2016 года юридические лица освобождены от необходимости заверять бланки заявок печатью организации, если локальная нормативная документация компании не требует иного.
Заявку обычно составляют в двух экземплярах. Первый отправляют поставщику, второй остается у заказчика. Как и вся исходящая документация, отправленный экземпляр заявки должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации компании.
Можно ли отказаться от заявки на поставку товара
Несанкционированный отказ от заявки на поставку товара часто является нарушением условий сделки или договора. Если клиент отказывается от заявки, составленной и оформленной по всем правилам, поставщик вправе обратиться в суд для защиты своих интересов.
Иногда закон предусматривает право отказаться от заявки, например, если покупатель оказался в финансовых затруднениях, которые мешают ему выполнить условия договора. При этом необходимы доказательства таких затруднений.
Нужен ли ответ на письмо-заявку
Заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в виде письменного документа. В ответ на письмо-заявку получатель выполняет действия, указанные в заявке: поставляет товары, включает указанных лиц в число участников мероприятия, отправляет необходимые материалы и т. д.
- Проблемные ситуации в деловой переписке. Как сохранить лицо
- Деловое письмо в вопросах и ответах
- Как создать шаблон письма в MS Word
Какие товары можно включить в заявку
Заявка может быть оформлена на широкий спектр товаров, доступных к поставке от поставщика:
- строительные материалы,
- канцелярские товары,
- бытовые товары,
- мебель,
- электроника,
- промышленное оборудование и другие.
Шаги получения товара
Процесс получения товара по предварительной заявке включает несколько простых шагов:
- Связаться с представителем поставщика для обсуждения деталей заказа, включая наличие на складе, сроки доставки и спецификации товара.
- Выбрать удобный способ передачи заявки: электронной почтой или факсом.
- После отправки заявки поставщик обрабатывает её и связывается с заказчиком для уточнений. При необходимости подтверждения, товар резервируется; в противном случае, бронь снимается.
Следуя этим шагам, заказчик может быть уверен, что получит необходимые товары в указанное время и в нужном объеме.
Достоинства и недостатки заявки
Заявка является юридическим документом, подтверждающим желание заказчика получить конкретные товары в определенное время.
Положительные аспекты
Основное преимущество заключается в том, что заявка гарантирует резервирование товара, как только он станет доступен на складе.
Отрицательные аспекты
Однако возможны сложности при замене товара или отказе от заявки после подтверждения.
Возможность отказа от заявки
Закон предусматривает возможность отказаться от заявки в определенных случаях, если заказчик не может выполнить условия сделки по объективным причинам.
В большинстве случаев отказ от подтвержденной заявки может быть признан нарушением договорных обязательств.
Ответственность за оформление заявки
Заявку может составить любой работник заказчика, уполномоченный на это должностными инструкциями, включая директоров малых предприятий.
Важные аспекты оформления
Оформление заявки может осуществляться на бланке предприятия или на обычном листе, напечатанном или заполненном от руки.
Важно, чтобы заявка была подписана уполномоченным представителем заказчика.
С 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия, за исключением случаев, когда это требуется локальными актами организации.
Заявка обычно составляется в двух экземплярах: один отправляется поставщику, другой остаётся у заказчика. Отправленную копию следует зарегистрировать в журнале учёта исходящей документации.
Кто составляет заявку
Любой сотрудник организации-заказчика, чьи полномочия включают написание заявок, может это сделать. На небольших предприятиях зачастую заявки составляют секретари или директоры.
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»:
- Статья-практикум: редактирование текстов деловых писем за 4 шага
- Деловая переписка как челлендж: настройте адресата на позитивный лад
- Какие приемы помогут подготовить качественный текст делового письма
На что обратить внимание при оформлении заявки
Заявка обычно составляется в произвольной форме без специальных требований к содержанию. Она может быть составлена на фирменном бланке предприятия или на листе формата А4 или А5 и должна соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Заявку можно заполнить от руки или распечатать на принтере. При её составлении особое внимание уделите формам обращения.
Основное требование к заявке — наличие подписи руководителя или ответственного лица. С 2016 года юридические лица освобождены от необходимости заверять бланки заявок печатью организации, если локальная нормативная документация компании не требует иного.
Заявку обычно составляют в двух экземплярах. Первый отправляют поставщику, второй остается у заказчика. Как и вся исходящая документация, отправленный экземпляр заявки должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации компании.
Можно ли отказаться от заявки на поставку товара
Несанкционированный отказ от заявки на поставку товара часто является нарушением условий сделки или договора. Если клиент отказывается от заявки, составленной и оформленной по всем правилам, поставщик вправе обратиться в суд для защиты своих интересов.
Иногда закон предусматривает право отказаться от заявки, например, если покупатель оказался в финансовых затруднениях, которые мешают ему выполнить условия договора. При этом необходимы доказательства таких затруднений.
Нужен ли ответ на письмо-заявку
Заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в виде письменного документа. В ответ на письмо-заявку получатель выполняет действия, указанные в заявке: поставляет товары, включает указанных лиц в число участников мероприятия, отправляет необходимые материалы и т. д.