Для того чтобы все сотрудники, ответственные за активы, были четко определены, необходимо издать документ, в котором будет указано лицо, ответственное за имущество или денежные средства в организации. Ниже описаны необходимые шаги и структура для создания такого документа.
1. Заголовок и справочная информация
Включите в документ четкое название, указывающее на цель назначения ответственности. Убедитесь, что документ содержит ссылки на соответствующие политики, соглашения или нормативные акты, которые создают основу для данного действия.
2. Подробное указание ответственного лица
Предоставьте полную информацию о лице, назначенном на эту роль, включая:
- ФИО
- должность и отдел
- Место работы
Убедитесь, что должность лица соответствует его ответственности за активы или инвентарь организации.
3. Описание обязанностей
Опишите конкретные объекты или области, за которые отвечает данное лицо. В этом разделе должны быть четко определены:
- тип активов, находящихся под их контролем
- Объем их обязательств (например, управление запасами, отчетность)
- Сроки и процедуры проведения аудита или инспекции активов
4. Условия подотчетности
Перечислите любые юридические или организационные требования, связанные с обязанностями, включая протоколы отчетности, последствия пренебрежения обязанностями или ненадлежащего обращения с ресурсами. Укажите сроки, в течение которых сотрудник будет выполнять эти обязанности.
5. Полномочия и подписи
Документ должен быть подписан как уполномоченным персоналом, так и лицом, на которое возложены обязанности. Это гарантирует взаимное согласие и понимание ожиданий и обязательств.
Пример структуры
Ниже приведен пример структуры для справки:
- Название: «Назначение материальной ответственности для [имя сотрудника]».
- Ответственное лицо: [ФИО], [должность], [отдел].
- Материально-ответственное имущество: [список имущества]
- Условия и положения: [краткое изложение обязательств]
- Подписи: [Имя руководителя] и [Ответственное лицо]
Очень важно обеспечить обновление и поддержание этого документа, отражающего любые изменения в ответственности или практике управления активами. Регулярный пересмотр помогает поддерживать ясность и подотчетность в организации.
Приказ о назначении материально ответственного лица образец
В документе должны быть четко прописаны обязанности и обязательства лица, на которое возлагается материальная ответственность. В нем должны быть указаны полные идентификационные данные лица, такие как ФИО, должность и отдел, а также конкретные активы или предметы, за которые оно будет нести ответственность. Убедитесь, что все соответствующее имущество, инвентарь или активы перечислены с точным описанием и количеством, чтобы избежать двусмысленности. Кроме того, в приказе должен быть указан период, в течение которого лицо будет нести ответственность, и определен порядок сообщения о любых потерях или повреждениях имущества, находящегося под его контролем.
Для подтверждения ответственности лица следует указать юридические условия, согласно которым оно будет нести финансовую ответственность за любое неправильное использование, потерю или повреждение материалов, находящихся под его контролем. Также следует включить раздел о последствиях нарушения возложенных обязанностей, указав дисциплинарные взыскания или возможные судебные иски, если они применимы. Кроме того, приказ должен быть подписан как начальником, так и назначенным сотрудником, чтобы подтвердить принятие обязанностей и признание ответственности.
Документ также должен содержать заявление о полномочиях начальника и об ответственности департамента или организации за оказание поддержки и руководство назначенным лицом в течение всего срока действия назначения. Рекомендуется регулярно обновлять документ, особенно когда происходят изменения в перечне или когда новое лицо принимает на себя ответственность.