Процедура и руководство по заполнению Акта передачи активов | Администрация Покровского Сельского Поселения

Форма 0504101 применяется исключительно при отражении выбытия денежных средств, товарно-материальных ценностей или иного имущества из регистра бухгалтерского учета, если такое выбытие производится по юридически подтвержденным основаниям. В документе должна быть отражена правильная классификация имущества, его оценка в национальной или иностранной валюте, а также статус государственной регистрации, если это применимо.

Протокол действителен только при наличии подписи уполномоченных лиц и должен быть приведен в соответствие с действующим в России планом счетов. Непоследовательное использование форм приводит к расхождениям в финансовой отчетности и нарушает требования законодательства в части документирования государственного имущества.

При заполнении документа убедитесь, что все строки соответствуют существующим финансовым данным и условиям договора. Обратите внимание на раздел с указанием ответственных лиц, регистрационных кодов и описания имущества, особенно если речь идет об основных средствах, нематериальных правах или объектах, находящихся в государственной собственности.

Правила бухгалтерского учета требуют точной терминологии и четкой классификации при документировании таких операций. Избегайте общих ссылок — каждая позиция должна быть подкреплена базовой документацией, включая предварительные одобрения, результаты инвентаризации или финансовые соглашения. Используйте последовательную систему нумерации во всем документообороте, чтобы обеспечить прослеживаемость.

Форма не подлежит изменению; отклонения в структуре или последовательности приведут к отказу со стороны надзорных органов. Перед подачей документов всегда сверяйте их с учетной политикой, методами оценки активов и действующим законодательством. Для правильного отражения операции необходимо своевременно внести запись в регистр бухгалтерского учета.

Правовые основания

Обязанность по надлежащему оформлению документации установлена на основании письма Минфина 02-07-05/48079. Согласно этому указанию, форма обязательна для отражения передачи материальных ценностей по правилам, определенным федеральными стандартами бухгалтерского учета и действующей бюджетной классификацией.

Условия применения

Форма 0504101 применяется в случаях, когда имущество:

Приобретено на законных основаниях в собственность и отражено в бухгалтерском учете передающего учреждения;
Передано принимающему учреждению ( учреждению-получателю ) в соответствии с официальной инструкцией или правовым актом (например, приказ министерства, постановление исполнительной власти);
учитывается по документально подтвержденной стоимости ( стоимость ), зарегистрированной в бухгалтерской книге отправителя на момент перевода;
Не относится к финансовым инструментам, иностранной валюте или правам требования, так как форма применяется строго к нефинансовым объектам.

Заполнение формы требуется после издания распоряжения о переводе, которое соответствует федеральным бюджетным процедурам. Оригинал должен быть подписан обеими сторонами и представлен для включения в бухгалтерские файлы каждого учреждения в соответствии с Единым планом счетов и правилами бюджетной отчетности.

Неиспользование формы в установленных случаях может привести к нарушению законной практики ведения бухгалтерского учета, особенно в отношении межведомственных трансфертов и операций с бюджетными средствами.

Сфера применения для нефинансовых объектов в рамках передаточной документации

Форма 0504101 применяется строго при работе с предметами с определенной балансовой стоимостью, приобретенными за счет бюджетных средств. То же самое относится и к объектам, приобретенным за иностранную валюту, при условии, что их оценка на момент регистрации отражена в национальном выражении.

Советуем прочитать: Потенциал дохода и прибыли тату-салона в 2025 году

Действие документа распространяется на все государственные учреждения независимо от ведомственной принадлежности, если передача осуществляется на основании законных директив или внутренних приказов. При изъятии материальных ценностей из оперативного управления или передаче их другому учреждению заполните установленную форму с точным указанием инвентарных кодов, текущей оценки, правовых оснований и заинтересованных сторон.

Включите в форму как передающую, так и принимающую организации с надлежащим указанием ответственных лиц. Формы должны отражать юридический акт, инициирующий передачу, и быть согласованы с бухгалтерскими записями. Все расхождения по количеству, назначению и техническому состоянию объектов должны быть устранены до подписания и внесения в учетные регистры.

Объекты, подлежащие списанию или выбытию, требуют такой же структуры документации. Используйте образцы, основанные на ф. 0504101 и соответствующих правовых актах, чтобы обеспечить надлежащее соответствие процедурам внутреннего контроля. Все разделы должны быть заполнены без пропусков. В случае межведомственного согласования приложите листы согласования, отражающие процесс согласования между ответственными учреждениями.

При заполнении образца документа избегайте обобщений. Четко укажите, изымается ли объект из использования, передается для дальнейшего использования или перераспределяется в рамках одного учреждения. Используйте только утвержденные термины и учетные коды в соответствии с действующими нормативными документами. Неправильное заполнение или отсутствие правовых оснований делает документ недействительным и не признается контрольными органами.

Пошаговая инструкция по заполнению формы 0504101

Начните с официальной инструкции, указанной в приказе 02-07-0548079 от 04.06.2020, регламентирующей порядок оформления передачи нефинансовых активов между учреждениями.

Убедитесь, что в разделе 1 формы точно указано учреждение-получатель, включая его полное наименование и регистрационные данные.
В разделе 2 укажите полное описание передаваемого объекта с указанием его классификации в системе бюджетного учета. Укажите его инвентарный номер, единицу измерения и оценку на основе последних финансовых отчетов.
Для каждого объекта укажите основание для передачи — например, внутреннее перераспределение, ликвидация или вывод из эксплуатации — вместе со ссылками на подтверждающие документы, разрешающие изменение.
Задокументируйте физическое и техническое состояние объекта. Укажите, является ли объект функциональным, частично функциональным или выведенным из эксплуатации.
Укажите сведения о комиссии, контролирующей передачу, включая фамилии, должности и подписи членов, ответственных за проверку состояния объекта и учетные данные.
Включите подпись главного бухгалтера учреждения, подтверждающую снятие объекта с учета в передающем учреждении.
Отразите в соответствующем разделе согласие принимающей стороны, подтверждающее принятие объекта к учету и постановку его на бюджетный учет.
Сделайте перекрестные ссылки на внутренние бухгалтерские книги, чтобы подтвердить правильность снятия и получения имущества как с финансовой, так и с инвентаризационной точек зрения.
Сохраните одну подписанную копию в архиве каждого участвующего учреждения для поддержки будущих запросов на проверку или аудит, связанных с передачей нефинансовых активов.

Все записи должны соответствовать институциональным стандартам документации и управления имуществом, чтобы обеспечить точный учет и прослеживаемость предмета на протяжении всего его жизненного цикла.

Образец 1: Заполнение формы 0504101 для государственных закупок

Форма 0504101 используется исключительно при документировании передачи имущества в рамках государственных или муниципальных закупок на основании официальных распоряжений или директив, изданных уполномоченным органом.

Начните с указания номера формы в правом верхнем углу, затем даты составления. Укажите правовое основание для передачи с помощью приказа или официального письма, выданного заказчиком, с указанием полных реквизитов и регистрационных данных.

Наименование объекта должно точно соответствовать формулировке, используемой в соответствующих инвентаризационных документах, с учетом признаков классификации согласно действующим нормативным документам Министерства финансов.

В разделе «Основание для передачи» укажите причину, например, государственный контракт, муниципальный договор или соответствующий правовой документ. Приложите подтверждающие акты (например, форма 0504805) в составе пакета документов.

Получающая сторона» должна быть идентифицирована с указанием ее полного юридического названия, ИНН и других регистрационных данных. Убедитесь, что получатель имеет полномочия на ведение бухгалтерского учета в соответствии с внутренними положениями или делегированной доверенностью.

Советуем прочитать: Папа в отпуске по уходу за ребенком: Советы по совмещению работы и ухода за ребенком

При перечислении имущества указывайте инвентарные номера, первоначальную стоимость, амортизацию и остаточную стоимость в соответствии с действующими правилами бухгалтерского учета. Цифры указывайте без округления, соблюдая точность, предусмотренную стандартами бюджетного учета.

Акт должен быть подписан обеими сторонами, причем подписи и названия должны соответствовать официальному уставу или документам о назначении. Копии подписанного акта передаются на хранение в порядке, установленном действующими нормативными актами.

Для наглядного примера воспользуйтесь образцом формы 1, опубликованным в официальном инструктивном письме Министерства финансов, обеспечив соответствие всех данных действующему порядку документального оформления государственных трансфертов.

Образец 2: Заполнение формы 0504101 для внутреннего перевода между департаментами

Используйте форму 0504101 строго для официального оформления внутренней передачи основного имущества между структурными подразделениями одного юридического лица. В этой форме должны быть отражены все данные, имеющие отношение к бухгалтерскому и юридическому оформлению передачи, особенно если объект учитывается в составе федеральной или муниципальной собственности на территории РФ.

Основные указания по заполнению раздела

Заголовок: Укажите полное название и регистрационный код как передающего, так и принимающего факультетов. Используйте код 02-07-0548079 для стандартной институциональной отчетности.
Дата: Используйте фактическую дату подписания документа, а не дату физического перемещения объекта.
Название документа: Четко укажите «Передача имущества между отделами», чтобы соответствовать стандартам внутреннего аудита.

Обязательные сведения о каждом передаваемом объекте

Название объекта: Сопоставьте название с первичной записью в инвентарном реестре. Не сокращайте.
Учетный номер: Укажите внутренний инвентарный код, присвоенный объекту передающим отделом.
Стоимость: Укажите текущую балансовую стоимость. Если объект был переоценен, отразите обновленную сумму со ссылкой на акт переоценки.
Состояние: Используйте термины из официальной классификации (например, «исправен», «в ремонте»).
Документ-основание: Укажите внутренний приказ или инструкцию, разрешающую передачу, с указанием даты и номера.

Советуем прочитать: Как избежать взаимодействия с коллекторами и предотвратить продление срока исковой давности

В части приемки представитель принимающего подразделения должен проверить фактическое наличие и состояние каждого предмета перед подписанием. Представитель должен быть официально назначен приказом или доверенностью, выданной руководителем учреждения.

Чтобы документ имел юридическую силу, поставьте подписи передающей и принимающей сторон, а также ответственного бухгалтера. Если принимающая сторона принадлежит другому балансодержателю, убедитесь, что документ также утвержден главным бухгалтером этой организации.

Не используйте эту форму для передачи объектов с независимым юридическим статусом или связанных с изменением прав собственности.

Приложите копию официального письма или распоряжения («письма»), являющегося юридическим основанием для передачи, указав его полный номер и дату в разделе «Примечания».

Строгое соблюдение данных инструкций обеспечивает законное и подотчетное перераспределение имущества для бухгалтерских и операционных целей в рамках одного учреждения.

Образец 3: Форма 0504101 для передачи объекта капитального строительства

Форма 0504101 является обязательным документом для передачи средств капитального строительства в бюджетном учреждении и организации-получателе в соответствии с государственными финансовыми нормативами Российской Федерации. Применение данной формы обеспечивает правильное отражение в учете объектов с первоначальной стоимостью выше установленного порога, соответствующее стандартам бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Процедура, изложенная в форме 0504101, регулирует порядок передачи имущества между передающей и принимающей сторонами в государственном секторе. Она служит первичным документом в документообороте государственных учреждений, подтверждающим приемку и подробную спецификацию имущества, включая стоимость, состояние и регистрационные данные.

Основные требования к заполнению

Заполняйте форму в соответствии с принципами бухгалтерского учета, применимыми к имуществу, находящемуся в государственной собственности, отражая балансовую стоимость и первоначальную оценку. В форме должны быть точно описаны характеристики объекта строительства в рамках капитального строительства, подтвержденные соответствующими государственными нормативными актами. Упущения или неточности могут повлиять на финансовую отчетность и соблюдение бюджетного контроля.