Как написать сопроводительное письмо к документам

В ходе деловой деятельности компании часто необходимо прикладывать сопроводительное письмо к пакету отправляемых документов, будь то в государственные органы или партнерам. Этот документ выполняет несколько важных функций, включая опись прилагаемых документов и установление контактов для дальнейшего взаимодействия.

• Бланк и пример заполнения
• Электронный вариант
• Бесплатная загрузка
• Безопасность

Сферы применения сопроводительного письма и его назначение

Такой тип письма часто используется для следующих целей:

• при отправке отчетов и исполнительной документации;
• при подписании договоров;
• как часть коммерческих предложений;
• для отправки налоговых и финансовых отчетов в различные органы.

Сопровождение документов письмом позволяет контролировать их передачу и обработку в организации-получателе.

При создании такого письма сотрудник компании должен присвоить ему исходящий номер и зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона, в свою очередь, присваивает входящий номер, что обеспечивает возможность отследить его дальнейший путь.

Одной из важных составляющих такой корреспонденции является наличие описи прилагаемых документов, что обеспечивает подтверждение их отправки и получения.

В тексте письма могут указываться сроки для ответа или возврата подписанного пакета документов, если это необходимо.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Обычно такие документы составляются делопроизводителем или секретарем компании. В случае их отсутствия эту функцию может выполнять ответственный за отправку документов сотрудник, такой как бухгалтер или менеджер по продажам.

Подписывать письмо следует с учетом этики делового общения: если оно адресовано руководителю, его подписывает руководитель, чтобы соблюсти принцип равенства сторон. В конце письма указываются контактные данные ответственного сотрудника для дальнейши

Если нужно отправить письмо партнерам, начните с обращения, например: «Уважаемый Сергей Сергеевич!». Для госорганов или вышестоящих инстанций обращение не используется. Вместо этого начните с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Затем кратко перечислите прилагаемые документы: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и так далее. Также укажите цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого проинструктируйте получателя о сроках возврата и действиях, которые нужно выполнить:

• «Просим подписать и вернуть документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим уведомить о выполнении в установленном порядке»;
• «Просим согласовать и вернуть с комментариями».

Согласно деловому этикету, ответ на корреспонденцию принято давать в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен договором, его не нужно указывать категорично, например, «Ответьте как можно скорее». Ускорить ответ возможно, если общаются организации одинакового статуса, указав причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправки в Трудинспекцию до 14 марта».

Перечисление приложений должно выглядеть так:

• Название документа указывается полностью;
• Указывается количество экземпляров каждого документа;
• Отмечается количество листов в каждом документе.

Каждую позицию необходимо пронумеровать, а в конце списка указать общее количество документов и количество листов.

Особенности

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании с указанием названия организации-отправителя, её реквизитов, юридического адреса и контактных данных.
2. Письмо составляется в деловом стиле, избегая двусмысленностей, разговорных выражений и орфографических ошибок.
3. Документы с сопроводительным письмом можно отправить почтой, лично или курьером. Также можно использовать систему электронного документооборота.
4. Печать на сопроводительном письме не обязательна, если не требуется получателем.

Пример

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Как написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительные письма являются неотъемлемой частью деловой переписки. В данной статье мы рассмотрим, как составить сопроводительное письмо к документам, что в нем должно содержаться, представим образцы писем и приведем примеры формулировок, а также перечень обязательных реквизитов.

Когда требуется составить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо часто используется при отправке документов, не содержащих собственной адресной части, например:

• договоры;
• методические или инструктивные указания;
• контракты;
• акты;
• протоколы и другие.

Эти документы обычно не содержат просьб, претензий или требований и отправляются сопроводительными письмами в качестве подтверждения отправки адресату.

Пример сопроводительного письма от Системы Кадры

Другая функция сопроводительного письма к документам — перечисление отправленных деловых бумаг с указанием количества экземпляров и числа страниц в каждом. Получая сопроводительное письмо, адресат автоматически принимает приложенные документы. Формат сопроводительного письма к документам является типичным образцом деловой переписки, широко используемым в межведомственной коммуникации, например, в ответах на запросы органов. Таким образом, как сопроводительное письмо в Службу Финансового Регулирования о предоставлении документов, так и сопроводительное письмо в суд о

Пример сопроводительного письма для документов

Пример сопроводительного письма для документов

Опыт работы в бюджетной сфере, строительстве и рознице составляет 15 лет.

Сопроводительное письмо к документам выполняет несколько полезных функций. Мы расскажем, как его составить, и представим образцы сопроводительных писем для различных деловых ситуаций.

Основные функции сопроводительного письма — подтверждение, рекомендация и пояснение. Перечень документов, приведенный в письме, подтверждает отправку конкретных документов. Четкие инструкции помогут разобраться, как обрабатывать каждый документ, например, подтвердить получение, поставить печать или предоставить уведомление. Пояснения помогут понять содержание документа, как, например, уточненная налоговая декларация, отправляемая в инспекцию.

Образцы сопроводительного письма

Ниже вы найдете ссылки для загрузки образцов сопроводительных писем для различных ситуаций:

Скачать образец сопроводительного письма к уточненной декларации по НДС Используйте в работе

Как правильно составить сопроводительное письмо к документам

• Сопроводительное письмо не имеет четко установленной формы. Можно использовать стандартную структуру делового письма.
• Бланк сопроводительного письма включает шапку, заголовок, основной текст, указание на количество приложений и завершающую часть с реквизитами.
• Напишите сопроводительное письмо на фирменном бланке компании, укажите дату составления и регистрационный номер.
• В шапке укажите данные организации-адресата, а также должность и Ф.И.О. получателя письма.
• Начните основной текст с вежливого обращения к адресату. Соблюдайте деловой этикет и избегайте неуместной близости. Укажите перечень передаваемых документов и их реквизиты, предоставьте адресату инструкцию по каждому документу. Если требуется, дайте пояснения и предоставьте расчеты.
• Если поручение, упомянутое в письме, выполняет другой сотрудник, укажите его Ф.И.О, должность и контактные данные для обратной связи.
• После основного текста укажите количество приложений. Это упростит обработку документов получателем и снизит риск их утери.
• Завершите письмо реквизитами, где отправитель поставит свою подпись, а также должность и Ф.И.О. Сопроводительное письмо может быть подписано разными сотрудниками, такими как директор компании, главный бухгалтер, руководитель отдела, менеджер и т.д., но оно должно быть подписано сотрудником, равным по статусу получателю.
• После того, как письмо будет доставлено по почте или курьером, ему будет присвоен номер и дата. Узнайте эти данные и следите за передвижением письма и его обработкой.

Пример сопроводительного письма

Изменения для бухгалтеров в 2025 году

Журнал «Главбух» опубликовал статью о предстоящих изменениях для бухгалтеров. Эксперты «Системы Главбух» подготовили удобный справочник по всем нововведениям, запланированным на 2025 год. Вас ждут приятные изменения! Статья и справочник помогут вам быстро освоить новые правила, не пропустить важное и избежать штрафов.

Пример сопроводительного письма к документам на 2025 год

Каждая компания и предприниматель разрабатывает свой образец сопроводительного письма к документам на 2025 год, соблюдая требования ГОСТа. Этот документ является важной частью делового взаимодействия и помогает отправителю и получателю лучше понимать друг друга.

Получите образец сопроводительного письма к документам бесплатно!

Журнал «Система Главбух» предоставляет своим читателям уникальные образцы сопроводительных писем, охватывающие все ситуации: от подачи декларации до уточнения отчетности и отправки документов в ИФНС по запросу. Все образцы согласованы с контролирующими органами и готовы к использованию.

Цель составления сопроводительного письма

Сопроводительное письмо используется компаниями и предпринимателями для пояснения получателю цели направляемых документов, играя ключевую роль в деловом общении.

Хотя закон не обязывает составлять сопроводительные письма, они значительно упрощают взаимопонимание и снижают риски возникновения споров о доставке документов.

Надоело терять время на составление писем? Воспользуйтесь нашими образцами для различных запросов и напоминаний, таких как отсрочка платежа или перенос поставки.

Составление сопроводительного письма: советы и рекомендации

Не существует стандартной формы сопроводительного письма, поэтому оно должно быть разработано самостоятельно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Помните о возможности оформления письма как на бумаге, так и в электронном виде.

Рекомендации по оформлению включают выравнивание текста по ширине, нумерацию страниц при необходимости и выделение ключевых элементов текста. Дополнительные советы можно найти в локальных актах организации и в соответствующих ГОСТах.

• герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб муниципального образования, если автор — государственная компания);
• эмблема;
• товарный знак;
• наименование организации — автора;
• наименование структурного подразделения — автора;
• наименование должности лица — автора;
• справочные данные об организации;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату получения документа;
• место составления документа;
• гриф ограничения доступа к документу;
• адресат;
• текст документа, например, возможно, стоит начать с формулировки «передаем вам…»;
• заметка о приложении;
• подпись;
• отметка о цифровой подписи;
• отпечаток;
• отметка об исполнителе;
• отметка о получении документа;
• о контроле;
• запись о направлении документа в дело.

Обратите внимание, что дата документа должна соответствовать дате подписания или события, описанного в документе. Существует два варианта форматирования даты (согласно пункту 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• числами, разделенными точками. Например, 15.10.2024;
• словесно-цифровым способом. Например, 15 октября 2025 года.

Совет от журнала «Главбух»: в статье рассмотрены наиболее подходящие варианты, которые следует использовать, если контрагент временно не может погасить долги, но готов к договоренностям. Выберите подходящий вариант, соответствующий вашей ситуации. Оцените, как новые соглашения с контрагентами повлияют на бухгалтерский учет и налогообложение.