Ознакомьтесь с основными принципами создания штатного расписания и его практическим применением.
Зачем нужно иметь штатное расписание
Штатное расписание — это официальный документ, содержащий информацию о структуре организации, численности сотрудников, их квалификации, окладах и надбавках. Он необходим для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих постоянный штат сотрудников.
При проверке органами налогового или трудового контроля, Пенсионным фондом или Фондом социального страхования может потребоваться предъявление штатного расписания, чтобы проверить фактические зарплаты сотрудников.
Штатное расписание также полезно для:
- визуализации структуры компании, численности сотрудников в каждом отделе и расчёта заработной платы;
- анализа эффективности компании, её подразделений и кадров;
- учёта вакансий. Незанятые должности отмечаются в штатном расписании;
- защиты в судебных спорах по вопросам сокращения персонала.
Кого необходимо включать в штатное расписание
- ИП, нанимающие сотрудников. Однако они не включают самих себя как работников по закону, в отличие от руководителей организаций или акционеров;
- Подрядчиков, работающих по договорам гражданско-правового характера. Их отношения регулируются Гражданским кодексом, а не Трудовым кодексом.
За отсутствие штатного расписания предусмотрены штрафы. Для индивидуальных предпринимателей они могут составлять до 5000 рублей, для юридических лиц — до 50 тысяч рублей.
Что должно быть указано в штатном расписании
Штатное расписание составляется по форме № Т-3. В нём обязательно указываются:
- наименование организации и ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций, присваиваемый Росстатом;
- номер и дата документа, дата вступления в силу;
- дата вступления изменений;
- названия исключаемых должностей;
- их количество.
Кто может оформить приказ
Создать приказ может любой сотрудник, обладающий соответствующими полномочиями: юрист, кадровик, секретарь, директор. В каждом случае глава предприятия официально визирует документ.
Как указать основания для изменений в штатном расписании
Основание — это причина изменений. Их указывают прямо в приказе, часто используя формулировку «В связи с…». Причина в документе должна точно совпадать с реальными событиями на предприятии. Желательно, если возможно, добавить ссылку на подтверждающий документ, например, служебную записку.
Можно ли внести изменения в штатное расписание задним числом
Приказ об изменении штатного расписания оформляют заранее, и оформлять его нужно строго текущей датой. Внести изменения в расписание задним числом нельзя.
Как часто можно изменять штатное расписание
Закон не устанавливает обязательную периодичность изменения штатного расписания. Работодатель вправе вносить такие изменения в любое время, когда возникает необходимость. Как часто это делать, компания определяет самостоятельно. Утверждать новое штатное расписание каждый год, если нет необходимости отражать в нем какие-либо изменения, не нужно.
Кроме изменения должностей, размера и состава выплат и других аспектов, в трудовом законодательстве существуют отдельные процедуры, которые также могут привести к корректировке штатного расписания. Например, оптимизация численности или штата (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ).
Памятка в Системе Кадры: в каких случаях нужно и не нужно менять штатное расписание
Допустимо ли изменять штатное расписание задним числом
Документ вводится в действие приказом руководителя организации. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Закон не позволяет подписывать приказы задним числом. Поэтому все приказы оформляйте текущей датой. Приказ об утверждении штатного расписания — не исключение.
Как изменить штатное расписание в середине года
Для изменения штатного расписания (форма Т-3 или самостоятельно разработанная) не нужно ждать начала календарного года. Если в организации происходит изменение штатных единиц или системы оплаты труда, работодатель должен сразу документально оформить реформы, так как задним числом изменить штатное расписание нельзя. Своевременно оформляйте кадровую документацию, независимо от того, происходят ли изменения в начале, середине или конце года.
Какие изменения внести в штатное расписание на 2025 год
Если в 2023 году изменяли размер окладов, убирали вакантные должности, вводили штатные единицы или сокращали их, переименовывали отделы или должности, отразите эти изменения в штатном расписании. Вот что нужно актуализировать в штатном расписании на 2025 год:
- уберите вакантные должности, на которые не планируете принимать сотрудников. Иначе по ним придётся отчитываться в центр занятости. А ещё их нужно будет предлагать при сокращении;
- добавьте обязательные должности — специалиста по охране труда и ответственного за воинский учёт. В некоторых организациях этим должен заниматься отдельный сотрудник, а иногда и не один;
- проверьте, нет ли названий должностей на иностранном языке, и если есть, срочно уберите — иначе ГИТ может посчитать это ошибкой;
- проверьте, все ли оклады соответствуют новому МРОТ. С 1 января 2025 года это 19 242 руб.;
- пропишите доплату за вредные или опасные условия труда, если их выявили на рабочем месте сотрудника;
- поменяйте размеры окладов в связи с индексацией.
Не меняйте штатное расписание, если в 2023 году вы переводили сотрудников на удалённую работу на ту же должность с таким же окладом, давали им дополнительные обязанности или оформляли совмещение, переводили на неполный рабочий день, приостанавливали трудовой договор в связи с мобилизацией. В этом случае исключать должность из штатного расписания на время службы не требуется.
В 2025 году изменение штатного расписания будет необходимо, если компания получит мобилизационное предписание от Минобороны. В нём будет указано задание, которое необходимо выполнить для обеспечения обороны и безопасности государства. Это потребует укомплектования штата в соответствии с нуждами государства. Например, может понадобиться увеличить ставку сотрудника с 0,5 до 1.
Штатное расписание на период военного времени: образец