Каждая компания должна хранить подписанные трудовые договоры в надежном месте, которое гарантирует быстрый доступ и надлежащее ведение учета. Оригиналы или официальные копии должны храниться систематически, либо в запертых шкафах, либо на защищенных цифровых платформах , обеспечивая учет каждого документа в течение всего срока хранения.
После подписания контракты должны оставаться доступными для просмотра во время аудиторских проверок, споров или смены места работы. Сроки хранения документов зависят от требований законодательства и внутренней политики — как правило, это несколько лет после увольнения. Правильное ведение этих документов предотвращает нарушения и способствует эффективному управлению персоналом.
Мы рекомендуем использовать двойную систему: физические копии надежно хранятся в специально отведенных шкафах , а электронные резервные копии — в защищенных папках. Такой подход снижает риски потери или повреждения и улучшает документооборот, обеспечивая несколько точек доступа.
Не менее важно отслеживать, кто и когда получает доступ к соглашениям . Надлежащие журналы обеспечивают прозрачность и подотчетность при работе с конфиденциальными трудовыми документами.
Как хранить трудовые договоры: Две копии, два места хранения .
Всегда храните две копии каждого трудового договора: одну для сотрудника и одну для компании. Оба документа должны храниться в отдельных, безопасных местах, чтобы обеспечить доступность и соблюдение установленных законом сроков хранения. Одна копия обычно хранится в физическом архиве на предприятии , а вторая — в электронном формате с контролируемым доступом.
Физический архив должен соответствовать установленным правилам сохранности документов и защиты от несанкционированного доступа или повреждения. Электронная версия должна храниться на защищенном сервере или в облачной системе с возможностью резервного копирования и ограниченными правами доступа. Такой подход гарантирует, что трудовые договоры останутся доступными в течение всего периода работы и после увольнения , в соответствии с трудовым законодательством и внутренними политиками.
Во избежание споров важно вести точный учет и отслеживать обновления и расторжения договоров. HR-специалисты должны быть лидерами в обеспечении правильного оформления всех договоров и их доступности для просмотра в случае необходимости. Наличие двух мест хранения снижает риск потери и обеспечивает быстрый доступ к документам при проведении аудита или запросов на часто задаваемые вопросы, связанные с персоналом.
Где хранятся трудовые соглашения в организации .
Трудовые соглашения должны храниться в безопасном и организованном виде либо в физических архивах, либо в электронных системах в соответствии с политикой компании и требованиями законодательства. Рекомендуется хранить все соглашения в централизованном месте, доступном только для уполномоченного HR-персонала и руководства.
Основные принципы управления документами .
Контракты следует каталогизировать и регистрировать сразу после подписания, чтобы обеспечить точность учета. Сроки хранения должны соответствовать трудовому законодательству и внутренним инструкциям, как правило, не менее 3-5 лет после прекращения или истечения срока действия договора. Для обеспечения избыточности следует сохранять как оригинальные бумажные копии, так и отсканированные цифровые версии.
Важные советы по соблюдению нормативных требований и практические рекомендации
Очень важно отслеживать, где хранится каждый трудовой договор и кто имеет к нему доступ, чтобы предотвратить несанкционированное использование или потерю. Регулярный аудит базы данных документов или архивов помогает поддерживать точность и выявлять пробелы. Обновления в политике компании по работе с договорами должны быть оперативно доведены до сведения всех соответствующих сотрудников.
Разделы часто задаваемых вопросов и тренинги по работе с договорной документацией способствуют укреплению знаний о надлежащих процедурах. После завершения или продления контракта файлы должны быть проанализированы и сданы в архив в соответствии с установленными сроками. Такой систематический подход упрощает будущие проверки, юридические аудиты и способствует эффективному управлению персоналом.
Сроки хранения трудовых договоров: Что должны знать работодатели
Всегда храните новые важные соглашения с работниками в течение как минимум двух лет после окончания их трудовых отношений. Этот период охватывает любые возможные споры, связанные с условиями соглашения или его расторжением. Соглашения должны храниться надежно, как на бумаге, так и в электронном формате , чтобы обеспечить доступ к ним во время аудита или юридической проверки.
Рекомендуется вести учет договоров сверх этого минимума, если этого требуют отраслевые правила или внутренняя политика. Работодатели должны вести четкие журналы регистрации всех договоров, заключенных с персоналом, отслеживая дату заключения и расторжения, чтобы соответствовать нормативным требованиям.
При увольнении сотрудника документация по договору должна храниться в течение обязательного срока. Правила хранения документов могут различаться в зависимости от юрисдикции, поэтому важно быть в курсе местного законодательства и обновленных рекомендаций.
Часто задаваемые вопросы: «Как долго должны храниться договоры?» Универсальный ответ — не менее двух лет после расторжения договора, но в некоторых случаях требуется более длительное хранение. Использование электронной системы для архивирования договоров может облегчить соблюдение требований и улучшить документооборот .
Таким образом, знание и применение правильных условий хранения документов является важной частью управления соглашениями с персоналом. Мы рекомендуем работодателям всегда иметь надежную систему хранения, отслеживания и извлечения договоров, чтобы избежать юридических рисков и обеспечить порядок в организации.
Что происходит с трудовыми договорами после увольнения сотрудника?
Контракты должны всегда надежно храниться после окончания срока работы сотрудника. Важно хранить эти договоры в специально отведенных местах в соответствии с требованиями законодательства и политикой компании. Документы обычно хранятся в течение определенного периода времени, чтобы в будущем можно было проводить аудиторские проверки, решать споры или задавать вопросы.
Подписанные соглашения и соответствующие записи должны храниться в архиве таким образом, чтобы обеспечить легкий доступ к ним уполномоченного персонала и готовность к проверке . Это включает в себя хранение как физических копий в закрытых помещениях, так и цифровых версий с ограниченным доступом.
Работодатели должны отслеживать и регистрировать, где хранятся контракты, как долго они будут храниться и кто отвечает за их содержание. Это способствует соблюдению трудового законодательства и законов о защите данных . Рекомендуется ознакомиться с официальными руководствами по срокам хранения документов, связанных с трудовыми вопросами.
Новые контракты для новых работников должны вестись отдельно, но в соответствии с установленной системой. Ведение упорядоченного учета снижает риски, связанные с потерей или неправильным оформлением договоров, и способствует оперативному решению любых вопросов, возникающих после приема на работу.
В заключение следует отметить, что компании должны разработать четкие протоколы о том, где хранятся контракты после расторжения, как они защищаются и в какие сроки в конечном итоге будут уничтожены. Эти меры помогают поддерживать права и обязанности, связанные с трудовыми отношениями .
Где хранить записи о трудовых договорах?
Мы рекомендуем хранить каждый договор в защищенной электронной системе, предназначенной для документооборота . Каждая подписанная копия должна быть учтена, а доступ к ней должен быть ограничен уполномоченным персоналом в пределах офиса . Такая система должна обеспечивать надлежащий документооборот при исполнении договора, включая подписание, хранение и поиск на любом этапе, в том числе при расторжении или увольнении.
Ключевые требования к ведению учета
Процесс ведения учета должен гарантировать целостность и конфиденциальность каждого трудового договора. После заключения оригинал или электронная копия договора должна быть приобщена к личному делу сотрудника. Это позволит оперативно получить доступ к договору во время процедуры увольнения и других кадровых проверок. Это также облегчает выполнение требований аудита и запросов сотрудников .
Электронный документооборот и доступ
Внедрение электронного хранилища помогает упростить учет трудовых договоров, сократить использование бумаги и минимизировать риски утраты. Система документооборота должна поддерживать удобный контроль сроков действия договоров и историю внесения изменений. Каждая запись должна быть доступна для авторизованного просмотра сотрудниками кадровых и юридических служб, чтобы ответить на вопросы, связанные с трудовыми договорами и правами сотрудников.
Электронный документооборот: Новые возможности для хранения договоров .
Для обеспечения быстрого доступа, правильного учета и соблюдения трудового законодательства договоры всегда должны надежно храниться в системе электронного документооборота (СЭД). Эффективная СЭД обеспечивает два основных преимущества: надежное хранение договоров и оптимизированный документооборот с документами сотрудников, включая процессы найма и увольнения.
Ключевые преимущества использования СЭД для работы с договорами
- Централизованное хранилище, где хранятся все договоры, которые могут быть мгновенно просмотрены уполномоченным персоналом.
- Автоматизированное отслеживание сроков действия и продления договоров, сокращение ручных ошибок и контроля.
- Механизмы контроля доступа гарантируют, что только назначенные сотрудники предприятия могут просматривать или изменять важные документы.
- Аудиторские записи фиксируют каждое действие, совершенное с контрактами, что важно для отчетности и юридических расследований.
- Сокращение физического пространства для хранения и устранение рисков, связанных с потерей или повреждением бумажных файлов.
Рекомендации по управлению трудовыми договорами в СЭД
- Всегда сохраняйте цифровые копии договоров сразу после подписания, чтобы поддерживать актуальность записей.
- Установите четкие правила подачи и именования документов, чтобы упростить процессы поиска и извлечения информации.
- Регулярно проверяйте права доступа, чтобы предотвратить несанкционированный просмотр или редактирование договоров.
- Интегрируйте хранение договоров с управлением жизненным циклом сотрудников, чтобы отслеживать изменения при приеме на работу, переводе или увольнении .
- Обучите сотрудников отдела кадров правильному использованию системы документооборота, чтобы избежать ошибок при учете и заполнении документов.
В заключение следует отметить, что переход на электронный документооборот по трудовым договорам открывает новые возможности! Он обеспечивает учет, сохранность и доступность всех договоров. Предприятиям следует внедрять эти современные методы, чтобы улучшить контроль над документацией по трудовым договорам и соответствовать нормативным требованиям.