Выявлены нарушения в ходе проверки: руководство по составлению объяснительной записки

Я столкнулся с нарушениями в процессе проверки. Какие основные аспекты нужно учитывать при написании объяснительной записки, если я признаю свою вину?

Объяснительная записка по результатам проверки

Объяснительная записка по результатам проверки – это документ, который должен быть составлен сотрудником предприятия, на котором были выявлены нарушения в ходе служебной проверки. В этом документе сотрудник должен изложить причины допущенных ошибок и предоставить объяснения. Сегодня мы рассмотрим, что такое служебная проверка, когда она проводится, зачем нужна объяснительная записка и как правильно её оформить.

Обратите внимание! Этот документ доступен для скачивания на КонсультантПлюс.

Этапы составления объяснительной записки

Объяснительная записка должна начинаться с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа указывается полное наименование организации, где работает автор, а также ФИО и должность руководителя. Затем указываются ФИО и должность автора записки.

Далее в тексте необходимо указать, что в результате служебной проверки на предприятии были выявлены определённые нарушения, на которые автор предоставляет пояснения. Подробно разъясните свою позицию, представив аргументы и факты, доказывающие вашу позицию. Если у вас есть документы, подтверждающие ваши слова, их также следует приложить к объяснительной записке.

Завершающим этапом будет подписание автором объяснительной записки и указание даты составления документа. После завершения оформления и подписания документ передаётся на рассмотрение, и автор ожидает решение руководства или комиссии. Автор записки обязан быть уведомлён о результатах проверки.

Письмо о выполнении предписания

Письмо – это служебный документ, и несмотря на относительно свободную форму, оно должно соответствовать нескольким требованиям:

• представление только достоверной информации, без искажений или субъективности;
• полнота и краткость высоко ценятся;
• избегание двусмысленностей или неоднозначных интерпретаций;
• если представлены факты, они должны быть логичными, аргументированными и понятными;
• правовая грамотность как общей формулировки, так и отдельных её частей (это требует ссылок на законодательство);
• структурированный текст, разделённый на логические части;
• при описании типовых ситуаций рекомендуется использование стандартных формулировок.

Стандартные формулировки в последнем пункте подразумевают общеупотребительные канцелярские выражения, характеризующие ситуацию.

Необходимые приложения

В тексте письма упоминаются приложения. Всегда следует прикладывать копии документов, подтверждающих описанную ситуацию: отчеты об исполнении предписания, списки выявленных нарушений и другие документы. Все приложения должны быть подписаны ответственными лицами и иметь печати организации. Отчет о выполнении предписания имеет сложную структуру и включает в себя:

• титульный лист;
• список содержания;
• основной отчет;
• приложения.

Все документы должны быть пронумерованы, прошиты и иметь печати на каждом листе. Исключение составляет письмо о выполнении предписания, которое не должно быть прошито.

В верхнем правом углу начала отчета должна располагаться ссылка на то, что данный документ является приложением к письму о выполнении предписания. Далее следует подробное изложение выявленных нарушений в процессе проверки и принятых мер по их устранению.

В случае большого числа предписаний рекомендуется составление таблицы с колонками «Содержание предписания» и «Отметка об исполнении», где указывается суть замечания и сделанные изменения.

Также к письму могут прилагаться акты проверки, действительные не более трех дней. С 2016 года все эти документы могут быть отправлены через интернет в формате электронного документа, заверенного электронной подписью.

Необходимость составления

Для контролирующих организаций ключевым является наличие отчета. В случае его отсутствия дело может быть передано в суд для решения вопроса о возможном наложении административного штрафа на фирму, частное лицо или индивидуального предпринимателя за выявленные нарушения. Письмо является важной составной частью этих документов, своего рода атрибутом деловой этики.

Внешний вид документа

В правом верхнем углу письма указывается ссылка на адресата, который может быть начальником налоговой службы, образовательного или здравоохранительного департамента региона и т. д. Главное требование – полное совпадение ФИО с лицом, от имени которого были выданы предписания. Допустимо использование сокращенной записи имени и отчества должностного лица.

За указанными данными следует основная часть письма, начиная с обращения к ответственному лицу за проверки в организации. Первая строка начинается словами «В исполнении предписания…». Затем приводятся ссылки на само предписание, его дату и заверение. Также упоминаются отчет и дата проверки.

Согласно юридическим нормам, рекомендуется включать ссылку на законодательную базу в качестве завершающего элемента основной части письма.

После ссылок на отчет следует перечень приложений, прилагаемых к письму.

Внизу обязательно располагается печать, подпись руководителя организации, расшифровка его должности. При наличии доверенности следует указать ссылку на нее с датой и подписью. Копия доверенности должна быть направлена в контролирующую организацию.

Необходимое количество копий

Для обеспечения сохранности рекомендуется подготовить два экземпляра отчета и письма о выполнении предписания. Первый экземпляр направляется в контролирующий орган адресно, а второй сохраняется в хранилище компании. Согласно законодательству он должен храниться не менее трех лет.

Что представляет собой объяснительная записка?

Этот документ не входит в систему бланков внутреннего документооборота предприятия, так как требуется лишь при отступлении от установленных условий трудового контракта, таких как опоздания на работу, прогулы или причинение ущерба имуществу и других подобных случаях.

Составление объяснительной записки является правом, а не обязанностью сотрудника. Однако отказ от ее предоставления может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до увольнения.

Основные правила составления этого документа следует выделить:

• При проведении любого служебного расследования руководство предприятия обязано требовать письменные объяснения от сотрудника. В случае отказа составляется соответствующий акт.
• Объяснительная записка направляется на имя руководителя предприятия или уполномоченного начальника, ответственного за разрешение конфликтов с персоналом.
• При рассмотрении нарушений трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка, объяснения должны быть учтены при принятии решения о применении мер дисциплинарного воздействия. Отказ от рассмотрения указанных аргументов в документе может привести к отмене наложенного взыскания.

В ходе проверки были обнаружены нарушения: как написать объяснительную записку | Количество ответов 1

Выявлены нарушения в ходе проверки: руководство по составлению объяснительной записки

Я столкнулся с нарушениями в процессе проверки. Какие основные аспекты нужно учитывать при написании объяснительной записки, если я признаю свою вину?

Объяснительная записка по результатам проверки

Объяснительная записка по результатам проверки – это документ, который должен быть составлен сотрудником предприятия, на котором были выявлены нарушения в ходе служебной проверки. В этом документе сотрудник должен изложить причины допущенных ошибок и предоставить объяснения. Сегодня мы рассмотрим, что такое служебная проверка, когда она проводится, зачем нужна объяснительная записка и как правильно её оформить.

Обратите внимание! Этот документ доступен для скачивания на КонсультантПлюс.

Этапы составления объяснительной записки

Объяснительная записка должна начинаться с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа указывается полное наименование организации, где работает автор, а также ФИО и должность руководителя. Затем указываются ФИО и должность автора записки.

Далее в тексте необходимо указать, что в результате служебной проверки на предприятии были выявлены определённые нарушения, на которые автор предоставляет пояснения. Подробно разъясните свою позицию, представив аргументы и факты, доказывающие вашу позицию. Если у вас есть документы, подтверждающие ваши слова, их также следует приложить к объяснительной записке.

Завершающим этапом будет подписание автором объяснительной записки и указание даты составления документа. После завершения оформления и подписания документ передаётся на рассмотрение, и автор ожидает решение руководства или комиссии. Автор записки обязан быть уведомлён о результатах проверки.

Письмо о выполнении предписания

Письмо – это служебный документ, и несмотря на относительно свободную форму, оно должно соответствовать нескольким требованиям:

• представление только достоверной информации, без искажений или субъективности;
• полнота и краткость высоко ценятся;
• избегание двусмысленностей или неоднозначных интерпретаций;
• если представлены факты, они должны быть логичными, аргументированными и понятными;
• правовая грамотность как общей формулировки, так и отдельных её частей (это требует ссылок на законодательство);
• структурированный текст, разделённый на логические части;
• при описании типовых ситуаций рекомендуется использование стандартных формулировок.

Стандартные формулировки в последнем пункте подразумевают общеупотребительные канцелярские выражения, характеризующие ситуацию.

Необходимые приложения

В тексте письма упоминаются приложения. Всегда следует прикладывать копии документов, подтверждающих описанную ситуацию: отчеты об исполнении предписания, списки выявленных нарушений и другие документы. Все приложения должны быть подписаны ответственными лицами и иметь печати организации. Отчет о выполнении предписания имеет сложную структуру и включает в себя:

• титульный лист;
• список содержания;
• основной отчет;
• приложения.

Все документы должны быть пронумерованы, прошиты и иметь печати на каждом листе. Исключение составляет письмо о выполнении предписания, которое не должно быть прошито.

В верхнем правом углу начала отчета должна располагаться ссылка на то, что данный документ является приложением к письму о выполнении предписания. Далее следует подробное изложение выявленных нарушений в процессе проверки и принятых мер по их устранению.

В случае большого числа предписаний рекомендуется составление таблицы с колонками «Содержание предписания» и «Отметка об исполнении», где указывается суть замечания и сделанные изменения.

Также к письму могут прилагаться акты проверки, действительные не более трех дней. С 2016 года все эти документы могут быть отправлены через интернет в формате электронного документа, заверенного электронной подписью.

Необходимость составления

Для контролирующих организаций ключевым является наличие отчета. В случае его отсутствия дело может быть передано в суд для решения вопроса о возможном наложении административного штрафа на фирму, частное лицо или индивидуального предпринимателя за выявленные нарушения. Письмо является важной составной частью этих документов, своего рода атрибутом деловой этики.

Внешний вид документа

В правом верхнем углу письма указывается ссылка на адресата, который может быть начальником налоговой службы, образовательного или здравоохранительного департамента региона и т. д. Главное требование – полное совпадение ФИО с лицом, от имени которого были выданы предписания. Допустимо использование сокращенной записи имени и отчества должностного лица.

За указанными данными следует основная часть письма, начиная с обращения к ответственному лицу за проверки в организации. Первая строка начинается словами «В исполнении предписания…». Затем приводятся ссылки на само предписание, его дату и заверение. Также упоминаются отчет и дата проверки.

Согласно юридическим нормам, рекомендуется включать ссылку на законодательную базу в качестве завершающего элемента основной части письма.

После ссылок на отчет следует перечень приложений, прилагаемых к письму.

Внизу обязательно располагается печать, подпись руководителя организации, расшифровка его должности. При наличии доверенности следует указать ссылку на нее с датой и подписью. Копия доверенности должна быть направлена в контролирующую организацию.

Необходимое количество копий

Для обеспечения сохранности рекомендуется подготовить два экземпляра отчета и письма о выполнении предписания. Первый экземпляр направляется в контролирующий орган адресно, а второй сохраняется в хранилище компании. Согласно законодательству он должен храниться не менее трех лет.

Что представляет собой объяснительная записка?

Этот документ не входит в систему бланков внутреннего документооборота предприятия, так как требуется лишь при отступлении от установленных условий трудового контракта, таких как опоздания на работу, прогулы или причинение ущерба имуществу и других подобных случаях.

Составление объяснительной записки является правом, а не обязанностью сотрудника. Однако отказ от ее предоставления может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до увольнения.

Основные правила составления этого документа следует выделить:

• При проведении любого служебного расследования руководство предприятия обязано требовать письменные объяснения от сотрудника. В случае отказа составляется соответствующий акт.
• Объяснительная записка направляется на имя руководителя предприятия или уполномоченного начальника, ответственного за разрешение конфликтов с персоналом.
• При рассмотрении нарушений трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка, объяснения должны быть учтены при принятии решения о применении мер дисциплинарного воздействия. Отказ от рассмотрения указанных аргументов в документе может привести к отмене наложенного взыскания.